ProCon Planning: a conversational CRM, built around how their team works
Onze samenwerking met ProCon Planning tot nu toe
- 5 opleveringen in 10 maandenwe bouwden hun website met een chat-agent, een MVP van een LinkedIn-agent, hun conversational CRM, een projectlogboek-app om projectupdates vast te leggen, en nu ProCon Content voor al hun marketing en content.
- Alles op tijd opgeleverdelke build binnen de inschatting opgeleverd
- Eén vast maandbedrageen retainer die in elke oplossing resultaat oplevert
Alles op één Dataverse-fundament. Volgende stap: AI in de ProCon-methodiek zelf.
Hun CRM was een spreadsheet.
Toen we begonnen samen te werken, gebruikte ProCon Planning nergens AI in het werk, en hun leads, contacten en offertes stonden in een Excelbestand. Tijdens ons Copilot-adoptietraject ging het team Copilot Chat elke dag gebruiken. Dat riep een logische vraag op: waarom kan het CRM niet net zo werken? Een standaard-CRM had ze bedolven onder functies die ze nooit zouden gebruiken.
Dus bouwden we hun eigen CRM: een conversational CRM, ontworpen rond de manier waarop het team al met AI werkt. Op basis van goede data en heldere governance beheren ze leads, contacten en offertes door het gewoon te vragen. En zodra de ProCon-methodiek live gaat, komt elke nieuwe lead er direct in terecht.
CONVERSATION
Try a prompt
Your CRM is a conversation.
Ask about your leads, pipeline, contacts or accounts — the record appears on the right.
Plan my day
Here's where I'd focus today — 6 suggestions across your two live proposals, the Deltaplan deal in Negotiate, and a couple of leads. Accept the ones you want and they'll go to your Focus list; edit or dismiss the rest.
Draft a follow-up email to Lotte van den Berg
Lotte's the Project Director at Noordwind Energie — you sent the €120k project-controls proposal six days ago and haven't heard back. Here's a friendly follow-up. Review and edit it, then Send it from your account or open it in Outlook.
Shall I log it as an Email activity on Lotte's record once it's sent?
Show my pipeline by stage
Here's your open pipeline — €605,000 across 7 deals. Proposal is your biggest band at €205,000 (2 deals), with €150,000 sitting in Negotiate. Want me to open the two proposals that are still awaiting a reply?
Add a new lead: Westerschelde Terminals, met at an event, interested in a planning workshop
Got it — a new lead for Westerschelde Terminals, met at an event, interested in a planning workshop. I'll set the source to Event and capture the context as a note.
Added 2 tasks to your Focus list in My Tasks.
Done — created lead Westerschelde Terminals (L-2042), set the source to Event, and captured "met at an event, interested in a planning workshop" as a note on the timeline. It's open on the right.
OK, I haven't changed anything.
Confirm before I make changes
Create lead: Westerschelde Terminals — Source to Event · note: "met at an event, interested in a planning workshop."
LIVE INTERFACE
Dashboard
PIPELINE BY STAGE
Plan my day 6
Accept the tasks you want on today's focus, tweak or dismiss the rest.
- RECOMMENDEDChase Noordwind on the €120k proposal before the 20 Nov close date
- Confirm Havenstad received the €85k proposal and book a walkthrough
- Prepare the Deltaplan negotiation — line up final price and terms before month-end
- Qualify Veenweide Techniek and set a realistic close date
- Call Pien Hofman at Polderwind about the planning workshop she asked about
- Log the outcome on the Maasveld forensic review and confirm the close
My Tasks · Focus
- Chase Noordwind on the €120k proposal before the 20 Nov close date
- Confirm Havenstad received the €85k proposal and book a walkthrough
- Prepare the Deltaplan negotiation — line up final price and terms before month-end
- Qualify Veenweide Techniek and set a realistic close date
- Call Pien Hofman at Polderwind about the planning workshop she asked about
- Log the outcome on the Maasveld forensic review and confirm the close
- FROM
- mila.degroot@proconmethod.example
- TO
- Lotte van den Berg <lotte.vandenberg@noordwind.example>
Noordwind × ProCon — following up on the project controls proposal
Hi Lotte,
I hope the week's going well. I wanted to check in on the project controls proposal we sent through last week for the Noordwind portfolio.
A couple of things we could line up quickly:
- a short call to walk through the schedule and cost-baseline approach
- confirming the start date so we can lock in the planning team
Happy to work around your diary — would early next week suit for 30 minutes?
Best regards,
Mila de Groot
ProCon
Demo: nothing is sent.
Pipeline by stage
TIMELINE
LEADS
- Westerschelde TerminalsNew
- Pien Hofman · Polderwind EnergieNew
- Joris van Dijk · Stadshaven VastgoedContacted
- Noor Visser · Rijnmond Zonnepark B.V.Qualified
Van oplossingsontwerp tot live.
Oplossingsontwerp
Workshops over hoe het team leads in een spreadsheet vastlegde en opvolgde, en hoe ze Copilot al gebruikten. Het resultaat: een oplossingsontwerp en een backlog.
Scope akkoord
Het CRM vooraf gescoped en ingeschat, en opgeleverd binnen de vaste maandelijkse retainer van ProCon. Geen urenstaten.
Gebouwd in sprints
Sprints van twee weken: een Power Apps code app op Dataverse, met een AI-agent als hart.
In gebruik
Michael testte elke sprint met zijn eigen acceptatietests, en het team kende AI al vanuit het Copilot-traject.
Live
Hun CRM is nu een gesprek. De dag plannen, een follow-up opstellen, de pipeline bekijken.
Zo past het in elkaar
Je data blijft waar hij is. Mensen loggen in met hun Microsoft-account, en het CRM leest en schrijft in Dataverse als die persoon, zodat hun bestaande beveiligingsrollen gewoon gelden. De Anthropic API krijgt alleen de vraag en de records die hij nodig heeft, nooit iemands inloggegevens.
- Hun team opent op een laptop of telefoon het Conversational CRM, een Power Apps code app.
- Het CRM werkt met hun Microsoft-tenant als de ingelogde gebruiker: Microsoft Entra ID logt mensen in met hun Microsoft-account, en Microsoft Dataverse wordt gelezen en geschreven als die persoon.
- Het CRM stuurt de Anthropic API (Claude, voor het gesprek) alleen de vraag.
Conversational CRMPower Apps code app
Microsoft Entra IDInloggen met hun Microsoft-account
Microsoft DataverseGelezen en geschreven als de ingelogde gebruiker
Anthropic APIClaude, voor het gesprek- Blauw: inloggen en data, als de ingelogde gebruiker
- Magenta: de AI-vraag, alleen de vraag
De proef op de som.
TTF is helping us turn AI from an idea into solutions our team actually uses. Every build is shaped around how we work, and the adoption support means the whole team picks it up quickly. It saves us a lot of time, every single week.
- Power Apps code app (React)
- Microsoft Dataverse
- Claude (Anthropic API) voor de CRM-agent
- Azure DevOps voor de backlog en de sprints van twee weken, bijgehouden door Claude Code via de Azure DevOps CLI